Questions fréquentes

A quoi sert cette plateforme ?

L’intérêt de cette plateforme est de permettre aux acteurs du monde vétérinaire de mieux communiquer entre eux. Elle se décline en deux espaces :

• Le premier est un espace privé, destiné à l’ensemble de votre équipe. Il s’agit d’un espace virtuel de votre clinique qui permet d’interagir avec vos différents collaborateurs (associés, vétérinaires salariés, collaborateurs libéraux, consultants, ASV). Cet espace permet des échanges de discussion, le partage de documents et l’assignation de tâches individuellement au sein de l’équipe. L’intérêt majeur est de partager instantanément l’ensemble des informations essentielles de la structure et de contrôler passivement la bonne diffusion de ces informations.
  Il améliore la qualité de votre communication interne et optimise le fonctionnement de votre structure au quotidien.
• Le second espace s’ouvre sur l’ensemble de la profession par le biais de communautés de discussion sur des thèmes spécifiques auxquelles chacun est libre d’adhérer ou non et par un espace ‘partenaire’ qui permet se tenir à jour sur toutes les nouveautés et de questionner les professionnels.
  Cet espace vous permet de partager vos expériences, améliorer vos connaissances, et de solliciter le soutien de professionnels en cas de besoin.

Comment utiliser BoxVet ?

BoxVet a été conçu pour être utilisé au quotidien par l’ensemble des membres d’une clinique vétérinaire. Au début, il peut être utile de paramétrer www.boxvet.com comme page d’ouverture au démarrage du navigateur internet sur tous les ordinateurs de la clinique.

Comment créer l’espace de ma clinique ?

Si vous faites partie d’une structure vétérinaire, la première étape consiste à créer votre espace privé de clinique sur la plateforme BoxVet et bénéficier ainsi de toutes les fonctionnalités de l’interface.
Vous devez pour cela être vétérinaire praticien.
Vous pouvez créer cet espace au moment de votre inscription mais aussi lorsque vous vous connectez à la plateforme.
Dans le premier cas il suffit de remplir le questionnaire au moment de l’inscription.
Si cela n’a pas été le cas vous pouvez créer cet espace en vous rendant dans l’onglet de gestion de votre compte (cliquez sur votre nom, en haut et à droite de la page). Cliquez sur “créer ma clinique” et remplissez le formulaire demandé.
Lorsque vous aurez créé votre espace clinique vous pourrez alors inviter vos différents collaborateurs.

Comment inviter mes collaborateurs à rejoindre mon espace clinique ?

Une fois que l’espace privé de la clinique a été crée, vous pourrez alors inviter tous les membres de votre clinique (associés, vétérinaires salariés, collaborateurs libéraux, ASV, …).
Pour cela, il suffit de cliquer sur l’onglet “invitations” dans l’espace de gestion de votre compte, et d’entrer les adresses mail des membres de votre clinique dans le cadre “inviter des membres dans la clinique X”.
Les membres invités recevront individuellement un mail contenant un lien à activer qui les orientera vers le formulaire d’inscription.
Vous retrouvez le détail des membres de votre équipe rattachés à votre clinique dans l’espace de gestion de votre compte en cliquant sur “ma clinique”

Que faire lorsqu’un membre de mon équipe quitte ma clinique ?

Lorsqu’un collaborateur quitte votre structure, l’accès à l’espace privé de votre clinique pourra lui être supprimé.
L’administrateur de la clinique, c’est-à-dire la personne ayant crée l’espace clinique, est le seul à pouvoir supprimer un membre actif.
Il doit pour cela se rendre sur l’espace de gestion de son compte et cliquer sur “clinique”.
Il peut alors supprimer un membre de la liste de ses collaborateurs en cliquant sur la corbeille qui fait face à son nom.

Remarque : la personne qui s’est vue supprimer ses droits conserve son compte BoxVet et notamment ses inscriptions aux communautés et l’accès à l’espace partenaires.

Qui peut voir le contenu de l’espace privé de ma clinique ?

Seules les personnes invitées et ayant accepté cette invitation peuvent voir le contenu de l’espace de ma clinique. La liste des personnes rattachées à votre clinique se retrouve dans l’espace de gestion de votre compte en cliquant sur “clinique”.
Le contenu des espaces “discussion interne”, “tableau d’affichage” et “tâches” ne sera visible que par les membres inscrits sur cette liste et par aucun autre utilisateur de BoxVet.

A quoi sert l’espace de discussion ?

Cet espace sert à faire passer une information susceptible d’entraîner une discussion au sein de la clinique par le biais de réponses sous forme de commentaires.
En voici quelques exemples :

Message d’appel de clients :
Mme Martin a appelé ce matin à 9h, son chien ‘kiki’ ne va pas mieux, que dois-je lui dire ?
Mme Martin nous a fait part du décès de son chien hier.
Le labo X est passé aujourd’hui, il nous a présenté de nouveaux produits très intéressants que j’ai référencés…

L’intérêt est de pouvoir partager instantanément les informations et discussions importantes pour l’ensemble de la structure vétérinaire, même lorsque certains membres ne sont pas physiquement présents dans la structure ce jour là (jour de repos, congés, maladie, déplacement, formation, week-end, …) ou ne sont pas disponibles.
L’intérêt est également de ne pas être continuellement dérangé pour la délivrance/réception de messages. Chaque membre de l’équipe peut prendre connaissance des informations au moment le plus opportun.

A quoi sert l’espace “tableau d’affichage” ?

Le tableau d’affichage sert essentiellement à faire passer une information destinée à être archivée (procédures, documents officiels, …). Une fois que tous les membres de la clinique ont “marqué comme lu”, la personne qui a crée le message pourra alors l’archiver. Toutes les personnes de la clinique pourront alors très facilement retrouver cette documentation le moment venu.
Cet espace est particulièrement intéressant pour maintenir informés vos collaborateurs absents ou lorsque vous recrutez un nouveau membre dans votre équipe (ASV, vétérinaire …).
Il lui suffit alors de se connecter sur cet espace et de prendre connaissance des informations essentielles au fonctionnement de votre structure.

A quoi sert l’espace “tâches” ?

L’espace “tâches” est un gestionnaire de tâches au sein de votre structure. Vous pouvez assigner une tâche à un collaborateur mais aussi à vous-même (cf. pense-bête). Tout membre de la clinique peut ajouter un commentaire et même réaliser la tâche à la place de la personne initialement prévue.
L’intérêt est de pouvoir suivre la réalisation d’une tâche, ce qui vous évite de l’oublier et permet de confirmer sa bonne réalisation.

Comment savoir que mon message a été lu ?

Lorsqu’on fait passer un message, il est important de savoir qui en a pris connaissance. En cliquant sur ‘marquer comme lu’, un compteur est alors incrémenté. En cliquant sur ce compteur vous pourrez alors prendre connaissance des personnes ayant confirmé la lecture du message et du moment où elles ont validé cette lecture.
L’intérêt est de pouvoir s’assurer du bon partage des informations et surtout de pouvoir prendre connaissance des personnes n’ayant pas eu l’information et ainsi de pouvoir s’assurer par d’autres moyens de la bonne transmission du message.

A quoi sert le “marquer comme lu” ?

En cliquant sur “marquer comme lu”, vous confirmez la bonne lecture d’un message. Celui-ci apparait alors en grisé. Le survol du message par votre souris le dégrise pour en permettre une meilleure lecture. Un compteur est incrémenté ce qui permet à celui qui a posté le message d’en vérifier la portée.
Il est important d’utiliser cette fonctionnalité au quotidien pour s’assurer de la bonne transmission des informations au sein de l’équipe à la manière d’un accusé de réception.

Dans les espaces de communautés, cliquez sur “marquer comme lu” pour témoigner de l’intérêt que vous portez au message posté.

Comment rejoindre une communauté ?

Plusieurs types de communautés existent au sein de BoxVet :

Des communautés publiques : elles sont destinées à tous les utilisateurs de BoxVet. Pour adhérer à ces communautés, il suffit de cliquer sur “s’inscrire”. Vous pourrez alors accéder aux contenus des échanges au sein de cette communauté et poster des messages à votre tour.

Des communautés privées qui existent sous deux formes :

• Des communautés privées visibles dans l’espace de recherche. Une demande d’adhésion peut alors être formulée en clinquant sur “demande d’inscription”. L’administrateur de cette communauté (c’est-à-dire celui qui l’a créée) accepte ou non la demande d’adhésion.
• Des communautés privées cachées, invisibles lors de recherche de communautés spécifiques. L’inscription n’est alors possible que sur invitation de la part de l’administrateur de cette communauté.

Chaque utilisateur est libre de créer sa propre communauté, publique ou privée.

L’intérêt des communautés privées cachées est de pouvoir partager des discussions ou des documents au sein d’un groupe spécifique (ex : vétérinaires associés, GIE, groupe de garde, référents …).

Qui et comment peut-on créer une communauté ?

Tout utilisateur de BoxVet est libre de créer une communauté. Il suffit alors de se rendre sur l’espace “communauté” et de cliquer sur “créer une communauté”. Il convient alors de décrire succintement cette communauté (principe, but, …) et de choisir sa nature publique ou privée, visible ou masquée et enfin d’inviter des membres à y adhérer.

Qui peut voir le contenu d’une communauté ?

Seules les personnes inscrites à une communauté peuvent en lire le contenu. Vous pouvez consulter la liste des membres inscrits à une communauté uniquement si vous faites partie de cette communauté. Il suffit alors de cliquer sur le nombre de membres inscrits dans cette communauté pour en connaître la liste.
En pratique, seuls les membres d’une communauté privée cachée peuvent en connaître le contenu.

Comment changer/réinitialiser mon mot de passe ?

Pour changer de mot de passe, il suffit de cliquer sur “Changer de mot de passe” dans votre espace de gestion de compte. Vous devrez alors saisir votre mot de passe actuel ainsi que le nouveau mot de passe choisi.
Vous pouvez également changer votre mot de passe en vous déconnectant et en cliquant sur “mot de passe oublié”. Suivez ensuite la procédure de ré-initialisation.

Comment recevoir/annuler des notifications par mail ?

Vous pouvez gérer les notifications que vous recevez par mail tous les jours en vous rendant dans l’espace de gestion de votre compte et en cliquant sur “notification e-mail”.
Vous pouvez alors activer ou désactiver les notifications que vous recevez selon vos désirs.

A quoi sert l’espace partenaires ?

Les partenaires scientifiques et commerciaux sont indispensables dans notre activité quotidienne. Cet espace leur est dédié et vous pouvez le consulter librement. Les partenaires vous mettent à disposition un ensemble de documents d’information concernant leurs produits ou services. Vous pouvez télécharger ces documents et les partager au sein de votre équipe ou avec vos clients.
N’hésitez pas à vous rendre régulièrement dans cet espace et à commenter son contenu.

Comment conseiller/inviter mes connaissances sur la plateforme ?

Si vous appréciez la plateforme BoxVet et que vous souhaitez la recommander à vos connaissances il vous suffit de vous rendre dans l’espace de gestion de votre compte et de cliquer sur “invitations”. Il vous suffit alors d’indiquer les adresses e-mail des personnes que vous souhaitez inviter.